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労務通信 新着情報

最低限押さえておくべき「マイナンバー対策」のポイント

2015/05/25


《マイナンバー制度対応のポイント&留意点》
 (1)入社
・社員からマイナンバーが記載された書類(扶養控除等申告書等)を取得する。取得の際は、「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」「雇用保険届出事務」で利用することを知らせる。
・社員からマイナンバーを取得したら、個人番号カード等で本人確認を行う。
・マイナンバーが記載されている書類は、カギのかかるところに大切に保管する。
・マイナンバーが保存されているパソコンをインターネットに接続する場合は、最新のウィルス対策ソフトを入れておく。

(2)源泉徴収票などの作成
マイナンバーを扱う社員を決めておく。
・マイナンバーの記載や書類の提出をしたら、業務日誌等に記録するようにする。
・源泉徴収票の控えなど、マイナンバーの記載されている書類を外部の人に見られたり、机の上に出しっぱなしにしたりしないようにする。

(3)退職
・退職所得の受給に関する申告書等、退職する人からもらう書類にマイナンバーが含まれている。
・退職の際にマイナンバーを取得した場合の本人確認は、マイナンバーが間違っていないか過去の書類を確認することで対応可能。
保存期間が過ぎたもの等、必要がなくなったマイナンバーは廃棄する。マイナンバーを書いた書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけない。

(4)支払調書の作成
・税理士や大家・地主等からマイナンバーを取得する。取得の際は、「支払調書作成事務」等
で利用することを知らせ、本人確認も忘れずに行う。
・気をつけることは、社員のマイナンバーと同じ(カギのかかるところに大切に保管、最新のウィルス対策ソフトの導入、マイナンバーを使う社員の特定、業務日誌などへの記録、机の上に出しっぱなしにしない、必要がなくなったマイナンバーは廃棄)。

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